Кому оформляется электронная трудовая книжка и как перейти на нее, если есть бумажная трудовая книжка?

Электронной трудовой книжкой называют сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде, которые хранятся в информационных ресурсах СФР. Такие сведения формируются с 01.01.2020.

По работникам, которые трудоустраиваются впервые, работодатели ведут только электронные трудовые книжки. Работники, сохранившие бумажные трудовые книжки, могут перейти на электронные по своему желанию. Для этого нужно подать заявление своему работодателю по основному месту работы. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и возобновить ее ведение вместо электронной уже нельзя.

Есть возможность включить в информационные ресурсы СФР и сведения о стаже за периоды до 01.01.2020, записи о которых есть в бумажной трудовой книжке. С заявлением можно обратиться через Единый портал госуслуг или непосредственно в ТО СФР.

Обязан ли работник переходить на электронную трудовую книжку

В 2020 г. для лиц, работающих по трудовым договорам, стало возможным вместо бумажной трудовой книжки перейти к фиксации сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде, то есть перейти на так называемые электронные трудовые книжки (ЭТК). Для этого нужно было подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (далее - заявление о переходе на ЭТК) (ч. 2 ст. 2, ст. 3 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Выбор между бумажной трудовой книжкой и ЭТК был предоставлен также лицам, которые замещали государственные и муниципальные должности, должности государственной гражданской и муниципальной службы, а также осуществляли другие виды профессиональной служебной деятельности и на которых велись бумажные трудовые книжки. Далее изложенное в отношении работников распространяется и на указанных в данном абзаце лиц (ч. 7 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

В настоящее время бумажные трудовые книжки сохранились у тех, кто (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ):

• сделал выбор в пользу ведения таковой и по 31.12.2020 включительно подал работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;

• не подавал никакого заявления - ни о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, ни о переходе на ЭТК.

На работников, впервые принятых на работу начиная с 01.01.2021, ведутся только ЭТК. Бумажная трудовая книжка на них не оформляется (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Для работников, сохранивших бумажные трудовые книжки, переход на ЭТК является добровольным. В том числе они не обязаны переходить на ЭТК и в случае трудоустройства к новому работодателю, если у прежнего работодателя по ним продолжала вестись бумажная трудовая книжка (ч. 4, 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Как перейти на ЭТК

Работник, по которому ведется бумажная трудовая книжка, может в любое время подать своему работодателю по основному месту работы письменное заявление о переходе на ЭТК. Такому работнику работодатель в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления должен выдать бумажную трудовую книжку на руки. Если работник увольняется и со дня подачи указанного заявления до увольнения осталось менее трех дней, бумажная трудовая книжка, по общему правилу, должна быть выдана работнику в день увольнения (ч. 3 ст. 66, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ; ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ; п. п. 2, 35 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).

В выданной трудовой книжке должна быть запись работодателя о подаче работником заявления о переходе на ЭТК. Новый работодатель уже должен будет вести по такому работнику ЭТК, а не бумажную трудовую книжку. Перейти с ЭТК на бумажную трудовую книжку нельзя (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ; п. 35 Порядка N 320н; Письмо Минтруда России от 04.09.2024 N 14-6/ООГ-5261).

Заявление о переходе на ЭТК можно подать и при трудоустройстве к новому работодателю, если, например, у прежнего работодателя работник сохранил бумажную трудовую книжку или если при наличии бумажной трудовой книжки лицо не работало на 31.12.2020 и до момента трудоустройства, а следовательно, не имело возможности подать заявление о переходе на ЭТК (ч. 5, 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Каков порядок переноса данных из бумажной трудовой книжки в электронную и как получить информацию о сведениях о трудовой деятельности

За периоды начиная с 01.01.2020 сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника работодатель передает в СФР для хранения их в информационных ресурсах Фонда. Такие сведения передаются в том числе и по работникам, которые сохранили бумажные трудовые книжки. Проще говоря, по таким работникам работодатель одновременно ведет бумажные трудовые книжки и ЭТК (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Сведения о трудовой деятельности за периоды до 01.01.2020, записи о которых есть в трудовой книжке, можно тоже включить в информационные ресурсы СФР. Для этого лицо, имевшее по состоянию на 31.12.2019 трудовой (служебный) стаж, может обратиться с заявлением в СФР. Это можно сделать через Единый портал госуслуг или обратившись с бумажной трудовой книжкой непосредственно в ТО СФР (ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ; п. п. 2, 3 ст. 12 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Чтобы узнать, какие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже уже внесены в информационные ресурсы СФР, можно запросить такие сведения (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

• через Единый портал госуслуг;

• в МФЦ;

• непосредственно в ТО СФР;

• у работодателя по последнему месту работы, если по работнику ведется только ЭТК (сведения выдаются только за периоды работы у этого работодателя).

В МФЦ заверенные сведения выдадут на бумажном носителе. При запросе через Единый портал госуслуг сведения поступят в форме электронного документа. При иных способах обращения сведения можно получить на бумажном носителе или в форме электронного документа (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).

Работнику, по которому ведется только ЭТК, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

• в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче сведений;

• при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Если работник обнаружит неверные или неполные сведения в ЭТК, он может потребовать их исправить или дополнить. В этом случае необходимо направить письменное заявление тому работодателю, у которого он работал в тот период, по которому выявлены неточности. После его получения работодатель обязан внести изменения в сведения о трудовой деятельности работника и направить их в СФР (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).

Администратор суда Стряпкова У.В.