УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя

Бейского районного суда

от 01.11.2025 г. № 40-о/д

Положение

об архиве Бейского районного суда Республики Хакасия

1. Общие положения

1.1. Архив Бейского районного суда Республики Хакасия (далее – Архив суда) создан в целях своевременного приема архивных документов, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением.

1.2. Архив входит в состав отдела обеспечения судопроизводства суда.

1.3. Работник, ответственный за ведение архива назначается приказом председателя суда и подчиняется непосредственно председателю суда либо лицу его замещающему, начальнику отдела.

1.4. В своей работе работник архива руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 года № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Хакасия в сфере архивного дела и делопроизводства, приказами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами председателя Бейского районного суда Республики Хакасия, настоящим Положением.

1.5. Прием и передача дел, при смене ответственного лица за работу в архиве, оформляется актом и утверждается председателем суда либо лицом его замещающим.

1.6. Архив суда осуществляет свою деятельность непосредственно и во взаимодействии с работниками отдела обеспечения судопроизводства, судьями и работниками аппарата суда.

1.7. Работник архива суда действует на основании настоящего Положения, условий служебного контракта и должностного регламента.

2. Состав документов

2.1. Архив суда является хранилищем судебных документов.

2.2. Архив суда хранит:

2.2.1. Оконченные производством судебные дела, документы, наряды суда, постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Бейского районного суда.

2.2.2. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда.

3. Задачи Архива суда

3. Основными задачами Архива суда являются:

3.1. Планирование, организация и контроль деятельности суда в области архивного дела.

3.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

3.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в архиве (информирование председателя суда, либо лица его замещающего, начальника отдела о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, организаций, учет использования документов, хранящихся в архиве).

3.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.5. Инструктаж служащих аппарата суда о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.6. Контроль над своевременным поступлением в архив оконченных делопроизводством дел и документов.

3.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения, временного хранения, по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Бейского районного суда.

3.8. Контроль над состоянием дел, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности дел и документов.

3.9. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3.10. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами деятельности суда.

4. Основные функции Архива суда

4. Архив суда осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием оконченных производством судебных дел, документов, нарядов суда постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.

Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному начальником отдела, утвержденному председателем суда, либо лицом его замещающим.

4.2. Ведет учет и обеспечивает сохранность принятых в Архив суда документов.

4.3. Систематизирует и размещает судебные дела, документы, наряды суда, поступающие на хранение в Архив суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Бейского районного суда.

4.4. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Бейского районного суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение председателю суда (лицу его замещающему) описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией Бейского районного суда, в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.5. Организует и проводит экспертизу ценности судебных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.6. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

4.7. Организует информирование председателя суда (лица его замещающего) о составе и содержании документов Архива суда.

4.8. Организует выдачу судебных дел и документов для работы во временное пользование.

4.9. Исполняет запросы, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.10. Ведет учет использования документов Архива суда.

4.11. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива суда.

4.12. Участвует в разработке документов суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.13. Оказывает методическую помощь:

а) отделу обеспечения судопроизводства в составлении номенклатуры дел, нарядов суда, формировании и оформлении дел;

б) аппарату Бейского районного суда в подготовке документов к передаче в Архив суда.

5. Права и ответственность работника Архива суда

5.1. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность работника, ответственного за ведение архива регламентируются должностной инструкцией, утвержденной председателем суда.

Служащий, ответственный за ведение архива в процессе своей деятельности имеет право:

- получать поступающие в суд документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности суда по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать председателю суда, либо лицу его замещающему, начальнику отдела;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архива.

5.2. Государственный служащий, ответственный за ведение архива несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на Архив суда функций и задач;

- организацию работы Архива суда, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений председателя суда, лица его замещающего, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и иных ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины, за выполнение своих функциональных обязанностей;

- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива суда;

- готовность Архива суда к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа к документам, установленных законодательством РФ.

5.3. Прием каждого принимаемого дела производится лицом, ответственным за ведение архива.

5.4. В период подготовки дел служащими аппарата суда к передаче в Архив суда, лицом, ответственным за ведение архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, нарядов суда.

5.5. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины лицо, ответственное за ведение архива несет ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.