Утвержден

Приказом председателя

Бейского районного суда

от 01 ноября 2025 г. № 47 – о/д

РЕГЛАМЕНТ

ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ, ИНЫХ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ, ПОДЛИННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ, ПИСЬМЕННЫХ СПРАВОК УЧАСТНИКАМ СУДОПРОИЗВОДСТА, В ТОМ ЧИСЛЕ ИЗ АРХИВА БЕЙСКОГО РАЙОННОГО СУДА.

1. Настоящий Регламент выдачи судебных дел, иных материалов для ознакомления, подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок участникам судопроизводства, в том числе из архива Бейского районного суда (далее Регламент) разработан на основе Федерального закона от 22.12.2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», требований Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 23.04.2003 г. № 36, Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года № 56.

2. Настоящий Регламент определяет порядок и сроки выдачи судебных дел, иных материалов для ознакомления, подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок участникам судопроизводства, в том числе из архива Бейского районного суда, а также распределяет ответственность между сотрудниками аппарата Бейского районного суда за все нижеперечисленные требования.

3.Работниками аппарата суда, в чьи обязанности входит выдача судебных дел для ознакомления, судебные дела выдаются в помещении суда на основании письменного запроса (заявления) при предъявлении следующих документов:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и по делам, возникающим из публичных правоотношений, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера юридической консультации и удостоверения личности;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорам - служебного удостоверения;

д) по мотивированному письменному запросу прокурора ему предоставляется возможность ознакомиться с материалами находящегося в производстве суда уголовного дела (ст. 37 ч. 1-2 УПК РФ);

е) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса.

4. Разрешение для ознакомления с судебными делами выдается:

а) по нерассмотренным судебным делам либо рассмотренным делам, но не сданным в отдел обеспечения судопроизводства - судьей, в производстве которого находится дело, а в случае его временного отсутствия – председателем суда, либо лицом, его замещающим;

б)по рассмотренным судебным делам, находящимся в отделе обеспечения судопроизводства, решения по которым не вступили в законную силу – председателем суда либо лицом, его замещающим;

в) по судебным делам, находящимсяв архиве суда, разрешение на ознакомление с судебными делами выдается председателем суда, либо лицом его замещающим.

5. Ознакомление с делами проводится в здании суда, в присутствии и под контролем уполномоченных для ознакомления сотрудников аппарата суда в условиях,которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дела.

Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе,письменный запрос (форма заявления № 62 Инструкции) с необходимыми отметками об ознакомлении приобщается к материалам дела и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи, запись об ознакомлении производится уполномоченным для ознакомления работником аппарата суда.

После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо лицу его замещающего.

6. Выдача дел, находящихся в архиве, производится консультантом, ответственным за ведение архива, по письменным заявкам судей под роспись в журнале выдачи архивных справок, копий, выписок из документов, выдачи документов из архива во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда, либо лица его замещающего.

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда либо лица, его замещающего, судебные дела направляются им в трехдневный срок спецпочтой через Управление Судебного департамента в Республике Хакасия или с рассыльным.

Ведущий специалист, а также консультант, ответственные за выдачу судебных дел Бейского районного суда, под контролем начальника отдела обязаны контролировать возврат дел и не реже 1 раза в месяц докладывать председателю суда о делах, направленных по запросам, которые находятся на контроле.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В электронной картотеке подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» в делах, зарегистрированных в 2010 г. и позже, отмечается, когда, кому, по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд. По делам, зарегистрированным до 2010 г., данные отметки производятся в учетно-статистических карточках.

Запросы о выдаче из архива суда судебных дел исполняются в разумный срок, но не более трех рабочих дней со дня поступления запроса (заявления).

7. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются им уполномоченным лицом из аппарата суда, на основании письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела находящегося в производстве проставляется разрешающая резолюция председательствующего по делу, а в случае нахождения дела в отделе обеспечения судопроизводства, архиве суда - резолюция председателя суда, либо лица, его замещающего.

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная председательствующим по делу, в его отсутствие председателем суда, либо лицом, его замещающего и гербовой печатью суда.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте заказным письмом в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой, а также почтовое уведомление.

Срок исполнения заявления в течение трех рабочих дней со дня его подачи.

8. По запросам подлежат выдаче копии судебных документов, принимаемых в виде отдельных судебных актов:решения, приговора, определения ипостановления суда, определения и постановления вышестоящих судов.

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда или иного уполномоченного им лица, ведущего специалиста либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда.

В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы нумеруются, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью ____ листов, подпись _______» (форма № 66 Инструкции) с указанием суда, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления (форма № 67 Инструкции).

В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, и указывается, в каком деле подшит подлинный документ.

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи, председателя суда (в случае отсутствия – лицом его замещающим) по письменному заявлению (форма № 63 Инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

9. При подаче заявления о выдаче из дела (в том числе,повторной) копий судебных документов, принимаемых в виде отдельных судебных актов: решения, приговора, определения ипостановления суда, постановления и определения вышестоящих судов, а также при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов физические и юридические лица от уплаты государственной пошлины освобождаются в соответствии с главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

10. ГПК РФ, КАС РФ, УПК РФ, КоАП РФ непредусматриваютобязанности суда изготавливать копии документов, содержащихся в материалах (гражданских, уголовных, административных дел и дел об административных правонарушениях), в том числе и за отдельную плату, за исключением копий судебных актов, принимаемых в виде отдельных документов, и выдавать их лицам, участвующим в деле.

При этом лица, участвующие в деле, их представители,в соответствии с действующим процессуальным законодательством, вправе знакомиться с материалами дела, самостоятельновыписывать из материалов дела любые сведения и в любом объеме, снимать за свой счеткопии с материалов уголовного, гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении, в том числе с помощью технических средств.

В соответствии с Инструкцией «О порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции», утвержденной приказом судебного департамента при Верховном Суде РФ от 25.05.2010 г. № 114, гербовая печать в суде используется для удостоверения подлинности судебных документов или соответствия копий этих документов подлинникам.

При заверении документа печатью, ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

К судебным актам, на которые ставится печать Бейского районного суда относятся: решение, приговор, определение и постановление суда, постановление и определение суда апелляционной, кассационной и надзорной инстанции.

Постановка гербовой печати суда на другие документы из судебных дел, которые не являются судебными актами, запрещается.

11. Данный регламент определяет, что персональную ответственность за выдачу судебных дел, иных материалов для ознакомления, подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок участникам судопроизводства по делам, иным материалам, находящимся в производстве, сданным в отдел обеспечения судопроизводства, архив Бейского районного суда, несут лица, уполномоченные для данных действий.

12. Ответственным лицам при выдаче судебных дел, иных материалов для ознакомления, а также при выдаче (направлении) подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок участникам судопроизводства, в том числе из архива Бейского районного суда, строго руководствоваться разделом 12 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 г. № 36, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года № 56.